همان طور که اشاره شد؛ گرفتن وقت سفارت هلند برای متقاضیان تنها به صورت آنلاین و از طریق شرکت برون سپاری VFS Global امکان‌پذیر است. در وب‌سایت وی اف اس گلوبال؛‌ ایمیلی در اختیار متقاضیان قرار گرفته که با تکمیل اطلاعات آن می‌توان نسبت به تعیین وقت سفارت هلند اقدام نمود. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

• نام و نام خانوادگی (مطابق با پاسپورت)
• شماره پاسپورت
• تاریخ انقضای پاسپورت
• ملیت
• جنسیت
• تاریخ تولد
• شماره تماس در دسترس
• تاریخ سفر
• تاریخ مدنظر برای درخواست وقت
• نوع ویزای درخواستی
• مقصد اصلی (هلند یا جزایر کارائیب هلند)

چنانچه اطلاعات ارسال شده توسط متقاضی با استانداردهای سفارت مطابقت داشته و بدون نقص باشد؛ نامه تأییدیه وقت سفارت (Appointment Confirmation) از سوی VFS برای متقاضی ارسال خواهد شد. پس از آن متقاضی موظف است در تاریخ مقرر با در دست داشتن پرینت آن و کلیه مدارک به این مرکز مراجعه نماید.

آدرس شرکت VFS در تهران: میدان هروی، خیابان موسوی (گلستان پنجم)، مجتمع تجاری هروی، طبقه چهارم

توصیه VFS Global به متقاضیان ویزای هلند این است که ۳ ماه پیش از تاریخ سفر، نسبت به دریافت وقت سفارت هلند اقدام نمایند. به طور کلی دریافت وقت عادی سفارت هلند ۷ تا ۱۴ روز زمان نیاز دارد. هرچند با توجه به حجم بالای درخواست تعیین وقت این کشور؛ بهتر است برای آن ۳۰ روز کاری را در نظر گرفت. کلیه دستمزدهای گروه مهاجرتی با من رو پس از دعوتنامه سفارت از مشتریان دریافت می شود.

• کلیه مدارک مورد نیاز برای سفارت هلند باید به زبان انگلیسی ترجمه شوند و دارای مهر دارالترجمه رسمی باشند و نیازی به مهر وزارت امور خارجه یا دادگستری نمی‌باشد. این مدارک به شرح زیر هستند:
  • فرم تکمیل شده درخواست ویزا (این فرم باید به زبان انگلیسی تکیمل شود.)
  • پرینت نامه تأییدیه وقت سفارت
  • دو قطعه عکس ۳/۵*۴/۵ (با رعایت نکات عکس بیومتریک)
  • کلیه مدارک مالی و اسناد ملکی (به زبان انگلیسی)
  • کلیه مدارک و سوابق شغلی (به زبان انگلیسی)
  • پاسپورت فعلی متقاضی (با حداقل ۶ ماه اعتبار)
  • پاسپورت‌های قبلی (به همراه برچسب ویزاهای قبلی)
  • بلیط رفت و برگشت هواپیما
  • بیمه نامه مسافرتی
  • واچر هتل رزرو شده

• پس از تعیین وقت و دریافت برگه تأییدیه امکان جا به جایی وقت یا کنسل کردن آن وجود ندارد. در صورتی که متقاضی در تاریخ مقرر به مرکزGlobal VFS مراجعه نکند؛ بعد از گذشت یک ماه، امکان رزرو وقت مجدد سفارت هلند برای متقاضی فراهم خواهد شد.
• ساعات کاری VFS Global برای تحویل مدارک همه روزه از ساعت ۸ صبح الی ۱۵ بعداز ظهر است. روزهای تعطیل این مجموعه جمعه، شنبه و تعطیلات رسمی سفارت هلند را در بر می‌گیرد.
• تنها زمانی برای متقاضی، وقت قطعی هلند صادر می‌شود که کلیه اطلاعات موجود در ایمیلی که از سوی VFS برای متقاضی ارسال می‌گردد کامل و بدون کاستی تکمیل شود.